Elektroniczny obieg dokumentów i innowacyjne zarządzanie procesami back office to niezbędne elementy administracyjnego zaplecza każdej organizacji przetwarzającej dużą liczbę danych. Badania przeprowadzone przez IPSOS na zlecenie ArchiDoc – lidera w dziedzinie innowacyjnego zarządzania dokumentami i outsourcingu procesów biznesowych – wykazały, że blisko połowa polskich firm korzysta z archiwizacji, natomiast prawie taka sama ilość respondentów (46%)* stosuje archiwizację elektroniczną w postaci repozytorium dokumentów.
Powszechny nacisk na redukcję kosztów i optymalizację przepływu informacji wewnątrz organizacji powoduje, że rośnie liczba polskich firm pracujących w oparciu o e-dokumenty. Tym samym tradycyjna archiwizacja coraz częściej jest jedynie uzupełnieniem bardziej zaawansowanych usług z zakresu back-office, umożliwiających przetwarzanie, udostępnianie i automatyczny obieg danych w wersji elektronicznej.
Dla firm obsługujących dużą liczbę klientów końcowych – a w związku z tym przetwarzających liczne faktury, umowy, zamówienia – najkorzystniejszym rozwiązaniem jest powierzenie tych zadań firmie zewnętrznej. Oznacza to, że wszelkie papierowe dokumenty są przetwarzane przez outsourcera na pliki graficzne, a pochodzące z nich dane wprowadzane do systemów informatycznych. Elektroniczne wersje dokumentów oraz pozyskane z nich informacje gromadzone są w elektronicznym magazynie (repozytorium), natomiast pliki są błyskawicznie udostępniane klientowi za pomocą aplikacji, dedykowanej strony internetowej lub na nośnikach cyfrowych.
Usługi w zakresie elektronicznej archiwizacji danych są najczęściej stosowane w sektorze finansowym (68%) oraz w branży infrastrukturalnej (50%) i usługach (45%). Dzięki optymalizacji procesu przetwarzania i usprawnienia dostępu do dokumentów firma może zdystansować konkurencję takimi atutami, jak podniesienie jakości obsługi klientów czy skrócenie czasu uruchomienia kolejnych usług.
– Usługi związane z archiwizacją oraz rejestracją danych są popularne przede wszystkim w firmach obsługujących dużą liczbę klientów i posiadających rozproszoną strukturę organizacyjną. Mniejsza efektywność przepływu dokumentów w formie papierowej, co przejawia się zarówno wydłużeniem czasu dostępu do informacji, jak i wyższymi kosztami sprawia, że firmy stawiające na innowacje i optymalizację pracy powierzają obsługę back-office podmiotom zewnętrznym, które dostarczają im już przetworzoną informację w formie elektronicznej. Pozwala to znacznie zredukować ponoszone koszty, a także wielowymiarowo usprawnić działanie całej organizacji, zarówno w aspekcie obsługi klientów, jak i w obszarze komunikacji wewnętrznej – mówi Waldemar Nowicki, Wiceprezes Zarządu ArchiDoc.
Archiwizacja i rejestracja danych stanowią perspektywiczny sektor rynku outsourcingu. Wzrost wydatków na archiwizację dokumentów w ciągu najbliższych 2 lat przewiduje aż 78%* firm z o profilu handlowym i 53%* z branży finansowej. Z badań wynika także, że wzrosną wydatki na rejestrację danych w systemach informatycznych – takie zamiary deklaruje 27%* podmiotów z sektora finansowego i produkcyjnego oraz 28% firm usługowych. Wartość rynku archiwizacji w Polsce szacowana jest na blisko 100 mln zł, a tempo wzrostu tego segmentu szacowane jest na ponad 27% rocznie.
*Badanie zostało zrealizowane metodą CATI i CAWI w październiku 2008 roku na próbie 204 osób z firm zatrudniających ponad 250 pracowników lub generujących ponad 100 milionów przychodów rocznie. Badanie wykonała agencja badawcza IPSOS.
