Magazyn i jego organizacja – wybór systemu

Jest niezbędnym elementem każdej firmy przemysłowej. Do jego podstawowych zadań należy utrzymywanie odpowiednich zapasów na potrzeby bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Dobrze zorganizowany i zarządzany przez odpowiednio dobrany system informatyczny w decydujący sposób wpływa na prawidłowy przepływ surowców, wyrobów, materiałów i towarów.

W przedsiębiorstwach produkcyjnych decydujące znaczenie mają magazyny:

-> surowców, materiałów i części dostarczanych w nieprzerwany sposób, najlepiej just in time, czyli bez konieczności tworzenia dużego bufora zapasów, co bardzo ogranicza koszy produkcji;

-> wyrobów, które odbierane z produkcji muszą być magazynowane, kompletowane i niezwłocznie wysyłane do klientów, aby nie zajmowały cennej przestrzeni magazynowej;

-> części zamiennych na potrzeby służb utrzymania ruchu – ma za zadanie zapewnić stały dopływ części zamiennych w celu podtrzymania ciągłości produkcji.

Organizacja i optymalizacja magazynu

Automatycznie aktualizowane kartoteki magazynowe. (Źródło: PWSK)

Prawidłowa organizacja magazynu musi zapewnić przestrzeń magazynową podzieloną na sektory i lokalizacje, w zależności od rodzaju części lub towarów, z dostępem dla wózków widłowych.

Magazyn podzielony jest na 4 strefy:

-> strefa przyjęć – pole odkładcze przy rampach wyładowczych, gdzie prowadzony jest wyładunek jednostek logistycznych, weryfikacja zgodności towaru z zamówieniem, segregowanie, przepakowywanie, znakowanie według zasad panujących w przedsiębiorstwie;

-> strefa składowania – przechowywane są w niej materiały i towary. Mieszczą się w niej regały, drogi komunikacyjne, urządzania magazynowe;

-> strefa kompletacji – kompletowane są w niej zamówienia klienta;

-> strefa wydań – przy rampach załadowczych. Niekiedy jest połączona ze strefą przyjęć i spełnia funkcje zarówno przyjęć, jak i wydań. W tej strefie realizowane są operacje wydania towaru oraz prace załadunkowe na środek transportu.

Przy organizacji magazynu należy określić także liczbę i rodzaje magazynów pomocniczych oraz liczbę i rodzaj sprzętu przetrzymywanego przez pracowników np. służb utrzymania ruchu. Niedopilnowanie tych zapasów może doprowadzić do zbytniego wzrostu niekontrolowanych zapasów magazynowych. Zaleca się w takich przypadkach wprowadzić dla nich odrębną ewidencję stanów z monitoringiem ich obrotu.

Poziomy zapasów powinny być regularnie (np. kwartalnie, półrocznie, rocznie) przeglądane pod kątem wykazanego zużycia części. Wykazane różnice należy uwzględniać przy określaniu stanów minimalnych. Kierownik utrzymania ruchu powinien je dodatkowo korygować na podstawie prawdopodobieństwa awarii, jej krytyczności dla funkcjonowania linii produkcyjnej i całego zakładu produkcyjnego.

W przypadku służb utrzymania ruchu organizacja magazynu musi zapewnić funkcjonowanie w tych samych godzinach, w jakich odbywa się produkcja, lub na każdej zmianie obecność osoby mającej dostęp do magazynu. Ma to szczególne znaczenie w przypadku wystąpienia awarii, prowadzącej do przerwania ciągłości procesów wytwarzania.

Istotny jest wskaźnik rotacji zapasów, który wskazuje, ile razy w ciągu roku zapasy zostały przekształcone w gotowe wyroby. Oczywiście części zamienne nie są zamieniane w wyroby gotowe, więc za wskaźnik rotacji można przyjąć rzeczywistą liczbę pobrań w danym okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do zapasu maksymalnego. To pozwala zaobserwować, jaka jest faktyczna rotacja danego asortymentu, skorygować ją lub wykorzystać do innych analiz.

Odpowiednia analiza i kontrola stanów magazynowych, prowadzona ze znacznym wyprzedzeniem, zapewnia lepsze zarządzanie poziomem zapasów i unikanie ryzyka stanów zerowych.

Dodatkowo należy pamiętać o kontroli jakości dostarczanych towarów. Każdy komponent musi spełniać wiele wymagań technicznych i mieć odpowiednie dopuszczenia. Weryfikację może przeprowadzić przeszkolony magazynier lub kontroler jakości.

Nie można zapomnieć także o istotnej kwestii odpowiedzialności materialnej magazynierów za majątek powierzony ich pieczy. Musi być on tak zabezpieczony, a oni tak rozliczani, aby nikt nie miał wątpliwości, co do kogo należy i od kogo zależy.

Przy organizacji magazynu należy także pamiętać o wymogach BHP i uwzględnić je już w projekcie architektonicznym – zaplanować odpowiednią wysokość, oświetlenie, powierzchnie i pomieszczenia socjalne pracowników.

Wybór systemu informatycznego WMS

Zastosowanie kodu kreskowego w magazynowaniu i logistyce. (Źródło: PWSK)

Zadaniem systemów WMS (Warehouse Management System) jest lokalizacja towarów w magazynie oraz rejestracja obrotu magazynowego. Oprogramowanie dostarcza pełnych informacji dotyczących stanów magazynowych oraz wydaje operatorom polecenia skompletowania i przygotowania wysyłki partii towarów.

Program magazynowy WMS potrafi także skontrolować ilościowo i asortymentowo przyjmowany towar pod kątem zgodności dostawy z dokonanym wcześniej zamówieniem.

Sprawny system WMS jest podstawą działania i zysku każdej firmy produkcyjnej, handlowej oraz dowolnej, posiadającej na stanie magazynowym towary, materiały, surowce lub części zamienne.

W małych firmach nawet narzędzia pakietu Excel wspomagają bieżące i szybkie monitorowanie poziomu zapasów, jednak w ograniczonej skali, zaleca się więc szybkie zastąpienie go specjalistycznym oprogramowaniem magazynowym.

Oprogramowanie WMS musi zapewnić:

-> zgodność ze standardami przyjętymi w firmie,

-> maksymalną szybkość pracy magazyniera,

-> szybkość dostępu i wyszukiwania informacji,

-> integrację z systemami ERP (Enterprise Resource Planning),

-> dostępność stanów magazynowych do podglądu w sieci zakładowej dla wszystkich zainteresowanych pracowników, np. zaopatrzenia, produkcji, technologów, pracowników utrzymania ruchu,

-> kontrolę odpowiedzialności pracowników za będący pod ich nadzorem majątek.

Wdrożenie oprogramowania WMS przynosi następujące korzyści:

-> przyspieszenie operacji magazynowych,

dokładną ewidencję magazynu,

-> szczegółowe raporty o stanie faktycznym zapasów i obrotów, analizy, kontrolę stanów minimalnych i maksymalnych, rotacji, towarów zalegających,

-> szybką lokalizację towarów i surowców,

-> kontrolę zaopatrzenia i dostaw,

-> dokładną kompletację i weryfikację wydań do kontrahentów,

-> inwentaryzację okresową, weryfikującą stany magazynowe.

Rodzaje stosowanych dokumentów magazynowych

Najczęściej spotykanymi dokumentami potwierdzającymi obrót magazynowy są:

-> Pz – przyjęcie na magazyn od kontrahenta zewnętrznego. Dokumenty te są weryfikowane ze stanem faktycznym i zwiększają stany magazynowe;

-> Rw – rozchód wewnętrzny, np. surowców na produkcję, materiałów do zużycia, części zamiennych pobranych przez służby utrzymania ruchu;

-> Wz – wydanie z magazynu na zewnątrz do kontrahenta. Dokument ten przeważnie generuje polecenie kompletacji wysyłki przez magazyniera;

-> MM – przesunięcie między magazynami, pomiędzy różnymi jednostkami lub oddziałami.

Dokumenty wypisywane dotąd ręcznie lub drukowane na papierze są wypierane przez dokumenty elektroniczne, istniejące wyłącznie w bazie danych systemu WMS i ERP, przesyłane elektronicznie i przetwarzane w komputerach PC, na tabletach lub terminalach mobilnych z kodem kreskowym lub czytnikiem RFID.

Automatyzacja operacji magazynowych kodem kreskowym

Terminal mobilny ze skanerem kodów kreskowych. (Źródło: Datalogic)

Koniec XX w. przyniósł masowe zastosowanie kodu kreskowego do automatyzacji operacji magazynowych, do identyfikacji towarów, ich jednostek logistycznych oraz do sporządzania dokumentów. Popularność kodu kreskowego wzrosła jeszcze bardziej w ostatnich latach, kiedy powszechnie dostępne stały się terminale mobilne (kolektory danych, czytniki mobilne) wyposażone w niewielki komputer z systemem operacyjnym Windows CE, Windows Mobile lub Android, dostępem do sieci WiFi i skanerem kodów kreskowych. To niewielkie urządzenie, wraz z ujednoliceniem standardów etykiet logistycznych GS1, spowodowało prawdziwą rewolucję w organizacji procesów magazynowych.

Obecnie magazynier nie musi już nosić ze sobą sterty dokumentów, gdyż wszystkie polecenia wydania, kompletacji, weryfikacji spływają bezpośrednio do terminala mobilnego. Jego zadaniem jest kolejna ich realizacja, zgodnie z przydzielonym optymalnym planem lub priorytetami. Automatyczna identyfikacja kodem kreskowym eliminuje pomyłki w identyfikacji towaru i istotnie ogranicza błędy źle skompletowanego i wysłanego do klienta towaru.

Sporządzone przez magazyniera dokumenty są od razu transmitowane za pomocą zakładowej sieci bezprzewodowej do centralnego programu WMS, gdzie są przetwarzane, magazynowane, korygują stany i obroty, a następnie trafiają do oprogramowania ERP zarządzającego całą firmą.

Zwiększenie automatyzacji dzięki zastosowaniu RFID

Testowe uruchomienie bramki RFID UHF przez pracownika na mobilnym stanowisku testowym. (Źródło: PWSK)

Ostatnie lata przynoszą prawdziwy boom zastosowania zbliżeniowej technologii radiowej RFID (radio-frequency identification). W niektórych dziedzinach zaczyna ona uzupełniać lub zastępować kod kreskowy. Przewaga RFID dalekiego zasięgu, pracującej na częstotliwościach UHF, polega na:

-> trwałości oznaczenia etykietami (tagami, chipami) RFID towarów, palet lub innych jednostek logistycznych,

-> możliwości pracy na odległość, bez bezpośredniego kontaktu wzrokowego,

-> możliwości odczytu dziesiątków lub nawet setek przedmiotów równocześnie,

-> daleko posuniętej automatyzacji odczytów.

Podobnie jak w pracy z kodem kreskowym, kolektory danych RFID mogą być wyposażone w czytnik RFID skanujący oznaczone przedmioty. Co więcej, mogą być wyposażone w oba skanery równocześnie, co pozwala na pracę hybrydową, w zależności od rodzaju znakowania przedmiotu.

W przeciwieństwie do kodu kreskowego magazynier nie musi mierzyć czytnikiem w każdy towar lub paletę osobno – wystarczy, że zbliży kolektor danych i załączy odczyt. Oprogramowanie dekoduje odczytane numery TID lub EPC i przekazuje do systemu WMS.

Bramki RFID

Skanowanie transportowanych ciężarówką palet za pomocą kolektora danych z czytnikiem RFID UHF. (Źródło: PWSK)

Kolejnym krokiem w kierunku automatyzacji operacji magazynowych są bramy lub bramki RFID, które potrafią skanować przemieszczające się przez nie przedmioty na paletach, np. transportowane za pomocą wózków widłowych. Mają one tę zaletę, że mogą być zamontowane na stałe, a uruchomione rejestrują wszystkie odczytane identyfikatory RFID do bazy danych. Uwalnia to operatora od ręcznego skanowania produktów za pomocą kolektora danych. Dodatkowo, wspomagane odpowiednim oprogramowaniem, mogą nie tylko rejestrować przemieszczające się tagi, ale też aktywnie reagować, np. za pomocą alarmu akustycznego lub świetlnego, na pojawiające się identyfikatory towaru lub palet, które nie powinny były opuścić magazynu. Stanowi to doskonały sposób zabezpieczenia towarów przed kradzieżą oraz pomyłką.

Należy pamiętać, że technologia działa znakomicie przy zapewnionych jej, powtarzalnych warunkach. Z tego powodu wymaga zaprojektowania całego procesu przez doświadczonego specjalistę, następnie przeprowadzenia testów terenowych, weryfikujących założenia znakowania towarów, kontenerów i palet, zastosowane tagi do znakowanej powierzchni, liczbę, rodzaj i ustawienie anten dalekiego zasięgu i konfigurację czytników RFID.

Inny z pojawiających się trendów optymalizacji pracy człowieka to terminale mobilne, wydające i przyjmujące polecenia głosowe. Pozwalają one na wykonywanie czynności magazynowych, przy zachowaniu swobodnych rąk do pracy.

Automatyczne systemy składowania

Obsługa regału windowego za pomocą programu magazynowego. (Źródło: PWSK)

Bardzo efektywnym rozwiązaniem stosowanym przy organizacji magazynu są regały windowe i inne automatyczne systemy składowania. Zagospodarowują one niewykorzystywaną zazwyczaj przestrzeń pionową hali magazynowej lub fabrycznej kosztem zajmowania niewielkiej powierzchni.

Główne zalety regałów windowych to:

-> bardzo duża pojemność w stosunku do zajmowanej powierzchni,

-> dobre zabezpieczenie towarów, części zamiennych, materiałów i narzędzi przed nieautoryzowanym dostępem,

-> szybkie i dokładne dostarczanie pracownikowi wymaganego przedmiotu,

-> połączenie z oprogramowaniem magazynowym, aktualizującym na bieżąco stany magazynowe dzięki zastosowaniu czytników kodu kreskowego i RFID.

Regały windowe są szczególnie chętnie wykorzystywane jako magazyn części zamiennych do użytku przez służby utrzymania ruchu i jako magazyn narzędzi specjalistycznych. Znajdujące się niedaleko linii produkcyjnej, ułatwiają dostęp do potrzebnych komponentów, a dzięki temu zdecydowanie skracają czas potrzebny do ich pobrania.

Podsumowanie

Prawidłowa organizacja magazynu i procesu magazynowania składa się z wielu czynników, które powinny być przeanalizowane i przewidziane na etapie jego tworzenia. Oprócz założeń architektonicznych samej przestrzeni magazynowej, należy zadbać o odpowiednie regały magazynowe, ciągi komunikacyjne przejezdne przez wózki widłowe, zapewnić odpowiednie warunki pracownikom, optymalne rozmieszczenie towarów na przestrzeni składowej, dojazd i przestrzeń rozładunku i załadunku. Ponadto konieczny jest dobór odpowiednich sposobów identyfikacji towaru i systemu informatycznego IT, który będzie całością zarządzał i zapewni optymalne działania, planowanie i szczegółowe rozliczenie wszystkich operacji magazynowych.

Autor: Jacek Krywult prowadzi firmę PWSK, zajmującą się oprogramowaniem magazynowym do ewidencji majątku i systemami RFID. 

Tekst pochodzi z nr 4/2016 magazynu “Inżynieria i Utrzymanie Ruchu”. Jeśli Cię zainteresował, ZAREJESTRUJ SIĘ w naszym serwisie, a uzyskasz dostęp do darmowej prenumeraty w formie drukowanej i/lub elektronicznej.