Integracja systemów ERP i EAM/CMMS – efektywniejsze środowisko biznesowe

Przedsiębiorstwa przemysłowe o wysokiej kapitałochłonności przekonały się już dawno, że wykorzystując efektywny system klasy EAM (ang. Enterprise Asset Management – zarządzanie aktywami przedsiębiorstwa) można osiągnąć znaczące oszczędności. W przeciwieństwie do aplikacji klasy CMMS (ang. Computerized Maintenance Management Systems), czyli systemów wspomagających utrzymanie ruchu, służących wyłącznie do nadzorowania utrzymania maszyn i urządzeń oraz analizowania i raportowania prac przeglądowo-remontowych, systemy EAM obejmują swym zasięgiem zarządzanie finansami, magazynem i siłą roboczą. Ze względu na fakt, że funkcje te realizowane są także przez oprogramowanie klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa), jednoczesne korzystanie z dwóch odrębnych systemów – EAM i ERP – bez możliwości współużytkowania informacji, powoduje pewne trudności. Aby im zapobiec, konieczne jest połączenie obu tych systemów.

 Mary Wylde

Czy warto integrować?

Wdrożenie takich sprawdzonych rozwiązań jak metody RCM (ang. Reliability-Centered Maintenance – metoda konserwacji ukierunkowana na niezawodność) czy TPM (ang. Total Productive Maintenance – kompleksowe utrzymanie ruchu) powoduje, że na zagadnieniach UR skupia się więcej uwagi zarządu, a dział UR nie jest już traktowany wyłącznie w kategoriach kosztów. Jednakże izolacja tych zagadnień, wynikająca ze stosowania oddzielnego oprogramowania EAM/CMMS, sprawia, że zarząd nie dostrzega ważnych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa, do których dostęp zapewnia system ERP. Wyczerpujący wgląd we wszystkie kluczowe wskaźniki wydajności z perspektywy całej organizacji umożliwia jedynie centralna, zintegrowana platforma EAM/ERP.

Tego rodzaju narzędzie informatyczne, zapewniające widok „z lotu ptaka” na wszystkie aspekty funkcjonowania firmy, obsługuje nie tylko obszary planowania, produkcji, sprzedaży, zaopatrzenia magazynu, finansów i zasobów ludzkich, ale także informuje o efektywności UR oraz możliwych usprawnieniach. Utrzymanie ruchu staje się częścią ogólnej strategii przedsiębiorstwa, umożliwiając skuteczniejsze zarządzanie zasobami w celu zwiększenia szans rozwoju oraz ograniczenia ryzyka i kosztów.

Niezintegrowanie systemów ERP i EAM/ CMMS w przedsiębiorstwach zarządzających aktywami oznacza rezygnację z następujących korzyści:

•   Współużytkowanie informacji – szczególnie od czasu rozpowszechnienia się metody TPM dąży się do przekazywania części zadań konserwacyjnych poza dział UR, co polega na tym, że proste czynności przeglądowo- remontowe przeprowadzają pracownicy linii produkcyjnych. Skoro zacierają się granice między działem produkcji i UR, istotną korzyścią może być wspólne wykorzystywanie danych o kwalifikacjach personelu i harmonogramach pracy, a także jednorazowe wprowadzenie informacji w trakcie raportowania.
•   Lepsze zakupy i skuteczniejsza kontrola wydatków – integrując system ERP z oprogramowaniem EAM, zyskujemy sprawniejszą kontrolę nad zakupami (negocjowanie, podejmowanie decyzji, elektroniczne zamawianie, kontrola wydatków). Połączenie tych platform pozwala na ujednolicenie stosowanych części zamiennych i zmniejszenie ich stanów magazynowych.
•   Wydajność produkcji – zintegrowany system ułatwia wgląd w harmonogramy produkcji i umożliwia wskazanie optymalnego terminu odłączenia obiektu (podzespołu) z linii produkcyjnej, np. w celu przeprowadzenia konserwacji zapobiegawczej.
•   Analiza awarii sprzętu – system zintegrowany ułatwia analizę przestojów maszyn i urządzeń pod kątem efektywności łańcucha dostaw i jej wpływu na jakość i realizację zamówień. Za pomocą takiego narzędzia możemy łatwo analizować koszty napraw i produkcji.
•   Jeden system – mniej kłopotów. Działy informatyczne wolą zajmować się niezłożonymi, opłacalnymi wdrożeniami i aktualizacjami, pracując z obsługą techniczną jednego, zintegrowanego systemu.
•   Większe możliwości – nowoczesne systemy zintegrowane oferują znacznie szerszy zestaw funkcji, jak np. efektywne planowanie gospodarki zasobami czy, jak to ma miejsce w przedsiębiorstwach o zasięgu globalnym, obsługa wielu walut, języków i stron WWW.

W ciągu ponad 20 lat systemy klasy ERP oraz CMMS/ EAM przyniosły przedsiębiorstwom produkcyjnym i dystrybucyjnym znaczące korzyści. Na przykład dzięki oprogramowaniu CMMS i EAM udało się – ponosząc niższe koszty produkcji – obniżyć stany magazynowe w zakładach i poprawić wydajność produkcyjną. Przyczynia się do tego skrócenie przestojów maszyn oraz konserwacja zapobiegawcza. Z kolei oprogramowanie ERP otworzyło bezpośredni dostęp do danych czasu rzeczywistego z różnych działów przedsiębiorstwa, umożliwiając przy tym jednorazowe wprowadzanie danych do systemu. Jednakże korzyści płynące z integracji obu tych platform dalece przewyższają zalety stosowania każdej z nich oddzielnie. Przed około dwoma laty firma doradcza GFI Solutions z Montrealu, oferująca usługi integracyjne i zarządzanie informatyką dla biznesu, wdrożyła zintegrowany system ERP/EAM w przedsiębiorstwie petrochemicznym Interquisa Canada s.e.c. (o rocznych przychodach powyżej 500 mln dolarów).

– Ponieważ 40% pracowników zajmuje się zarządzaniem aktywami, przedsiębiorstwo to potrzebowało przede wszystkim sprawnego systemu EAM – mówi Richard Fontaine, wicedyrektor operacyjny GFI Solutions. – Jednakże zarząd tej firmy zdawał sobie sprawę, że z uwagi na pracę 24 godziny przez 7 dni w tygodniu funkcjonalność pożądanego rozwiązania informatycznego musiała wykraczać poza standardowy obszar aplikacji EAM i obejmować pełny zakres działalności firmy.

Po dwóch latach, odkąd za zarządzanie wszystkimi procesami biznesowymi w firmie Interquisa odpowiada zintegrowany system, można powiedzieć, że optymalizacja zarządzania aktywami nie tylko przyczyniła się do obniżenia kosztów, ale także usprawniła procesy planowania, zaopatrzenia i produkcji – czemu towarzyszy wzrost produkcji i przychodów.

– O ile w wielu przypadkach zastosowanie nowego oprogramowania wymaga zatrudnienia kolejnych pracowników do wprowadzania danych i zarządzania nimi, w firmie Interquisa udało się przekroczyć zakładane wskaźniki produkcji bez zwiększenia liczby personelu – wyjaśnia Fontaine. – Integracja systemów EAM i ERP umożliwiła zachowanie ważnej dla naszego klienta, „szczupłej” struktury zatrudnienia. Jest też oczywiste, że jeden zintegrowany system znacznie łatwiej będzie aktualizować i modyfikować dane.

Wyzwania integracji

Jaką strategię integracji należy uznać za optymalną? Zazwyczaj mówi się, że duzi dostawcy oprogramowania EAM dostosowują interfejsy swoich produktów do systemów ERP (czasem za pośrednictwem narzędzi innych producentów), natomiast dostawcy niszowi „uatrakcyjniają” swoje pakiety wspomagające utrzymanie ruchu. Wprawdzie możliwe jest równoczesne funkcjonowanie systemów ERP i EAM, jednak większość dotychczasowych platform ERP i rozwiązań EAM największych graczy projektowano, nie biorąc pod uwagę ich ewentualnej integracji. Nawet jeżeli działający w wyniku integracji system wydaje się sprawny, problemy mogą pojawić się w trakcie migracji jednego z systemów – bądź co bądź wcześniej niezależnych – do nowszej wersji.

Z tych właśnie względów najbardziej wydajnym i efektywnym ekonomicznie rozwiązaniem jest w pełni zintegrowany pakiet ERP/EAM, odpowiadający zakresem funkcji i możliwościami narzędziom oferowanym zarówno przez dużych, jak i niszowych dostawców. Tego rodzaju zintegrowane rozwiązanie składa się z komponentów realizujących określone usługi, a wdrażanie poszczególnych modułów można podzielić na fazy. Dzięki temu podstawowe funkcje można zaimplementować w pierwszej kolejności, a dalsze elementy dodawać w miarę rozwoju firmy. Należy jednak uważać, aby funkcjonalność związana z zarządzaniem UR nie została zepchnięta do roli drugoplanowego modułu, którego wdrożenie zostawia się na później.

Jest to spowodowane tym, że jeżeli wybór systemu nie zostanie skonsultowany z działem UR, może okazać się, że zakupione oprogramowanie ma niezbyt wydajny moduł UR lub współpraca z personelem tego działu w trakcie wdrożenia nie przebiega całkiem pomyślnie. Po drugie opóźnianie wdrożenia modułu UR może doprowadzić do sytuacji, w której dział UR na własną rękę zakupi oddzielny pakiet, stawiając pod znakiem zapytania planowaną integrację.

Integracja systemów ERP i EAM przyczynia się także do ujednolicenia oprogramowania, danych i procedur w całej firmie. Proces ten będzie przebiegać sprawniej przy aktywnym wsparciu zarządu i jasnej deklaracji korzyści, jakie pojawią się w wyniku integracji. Efektem takiego podejścia będzie również przychylne nastawienie personelu działów UR i produkcji, przyzwyczajonych od dawna do pewnej autonomiczności.

Dalszy rozwój

Największe korzyści w ogólnym rachunku ekonomicznym przedsiębiorstwa może przynieść rozwiązanie stanowiące połączenie narzędzi ERP i EAM i rozwinięte do poziomu systemu kompleksowego zarządzania cyklem życia majątku produkcyjnego (ang. Total Lifecycle Management). Koncepcja ta zrodziła się już w pierwszym okresie stosowania systemów ERP i CMMS, jednak dopiero niedawno pojawiły się jej praktyczne realizacje. Kompleksowe zarządzanie cyklem życia oznacza zespolenie wszystkich aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa – utrzymania ruchu, produkcji czy obsługi klienta. Np. budując nowy zakład – ze względu na rozwój działalności lub z konieczności zastąpienia przestarzałego obiektu – w procesie projektowania i planowania potrzeb przedsiębiorstwo gromadzi ogromne

ilości informacji na temat aktywów, maszyn i urządzeń.

Informacje te, uwzględnione w systemie EAM, okazują się bezcenne w trakcie planowania zakupów maszyn i urządzeń, zatrudnienia i szkoleń nowych pracowników. Dysponując tak szeroką perspektywą, dział UR może szybko uruchamiać nowe obiekty i ułatwiać wprowadzanie zmian, co oczywiście ma ogromny wpływ na zadowolenie klientów i utrzymywanie stałych zamówień.

Aby utrzymać konkurencyjność przedsiębiorstwa, jego zarząd musi dysponować narzędziami umożliwiającymi podejmowanie skutecznych decyzji, wykorzystując trzy najważniejsze cykle: klientów, produktów i aktywów. Odpowiednią perspektywę zapewnia w pełni zintegrowany system informacyjny, prezentujący zarówno ogólne wyniki przedsiębiorstwa, jak i szczegółowe dane uzyskiwane w czasie rzeczywistym, dotyczące procesów w różnych obszarach organizacji.

Mary Wylde jest doradcą z zakresu rozwiązań biznesowych w firmie IFS. Opracowane przez tę firmę oprogramowanie dla sektora przemysłowego, rozwijane w otwartej technologii modułowej, realizuje funkcje systemów ERP, EAM i MRO (ang. Maintenance, Repair and Overhaul – konserwacja, przeglądy, remonty), zapewniając szybki zwrot z inwestycji, ograniczone ryzyko i dobór optymalnych rozwiązań.

Artykuł pod redakcją Michała Andrzejczaka

Autor:

Mary Wylde, doradca ds. rozwiązań biznesowych, IFS, USA