Poniżej znajduje się 7 podpunktów, które pomogą efektywnie zlecać procesy związane z utrzymaniem:
1. Nie przeceniaj zalet powierzania czynności podwykonawcom: Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, upewnij się, że jesteś świadomy wszystkich ukrytych kosztów i znasz ryzyko. Na przykład, efektywne zarządzanie zleceniami będzie wymagać poświęcania czasu od zespołu utrzymania w fabryce. To obciążenie zadaniami jest często pomijane przy kalkulacji zysków.
2. Zdefiniuj, jakie strategie chcesz zastosować w zależności od rodzaju infrastruktury i sprzętu. Weź pod uwagę poziom poufności, koszt, ryzyko biznesowe oraz utratę kompetencji. Jako rezultat owych przemyśleń możesz na przykład zadecydować, że wszystko, co ma związek z procesem będzie utrzymywane wewnątrz firmy, a to, co z nim bezpośrednio niezwiązane oraz elementy infrastruktury będą utrzymywane przez zewnętrzne firmy, jeżeli zaistnieje ekonomiczne uzasadnienie.
3. Bądź świadomy krytycznego okresu przejściowego: Upewnij się, że jesteś właściwie przygotowany i posiadasz odpowiednie wsparcie.
4. Zachowaj kompetencje, które pozwolą na kontrolowanie działań podwykonawcy oraz jeśli to konieczne, przyłącz się do działania.
5. Warto wiedzieć, że zalety outsourcingu różnią się w zależności od położenia geograficznego (regionu / kraju). Rozwiązanie, które jest odpowiednie we Francji, nie zawsze jest właściwe w innych krajach Europy. Zanim zastosujesz strategię sprawdzoną w krajach Europy zachodniej niezbędne będzie zbadanie lokalnego rynku podwykonawców.
6. Zwróć uwagę na projekt umowy. Będzie ona podstawą dla stosunków pomiędzy firmą a usługodawcą. Umowa jest kluczowym czynnikiem, od którego zależy jakość współpracy. Istnieją trzy klauzule, które mają szczególny wpływ na jej treść: należy określić metodę pomiaru osiągnięć (KPI); określić oczekiwany od dostawcy postęp techniczny oraz dokładnie wyznaczyć granicę działania.
7. Stwórz wspólną jednostkę organizacyjną. Regularna wymiana informacji pomiędzy firmą a dostawcą jest kluczowym składnikiem sukcesu, bez którego niewątpliwie będą tworzyć się nieporozumienia. Zarządzanie powinno zawierać systematyczne przeglądy dokumentów KPI zdefiniowanych w kontrakcie, aby mierzyć efektywność outsourcowanego procesu. Dobrze jest również szacować poziom „ciągłego udoskonalania” osiąganych wyników.
Autor: Pascal J.P Flatres, menadżer w fabryce NICOLS
