Pięć czynników wydajności gospodarki materiałowej

Efektywna strategia zarządzania gospodarką materiałową może zagwarantować sukcesy  i poprawę efektywności działań przemysłowym służbom utrzymania ruchu. W odniesieniu do zarządzania gospodarką materiałową warto rozważyć kilka czynników o decydującym znaczeniu. Najważniejsze jest tu chyba zrozumienie, że koszty obejmują znacznie więcej, niż tylko początkowe ceny zakupu materiałów. Pozostałymi czynnikami wartymi rozważenia są dodatkowe koszty przemieszczania i składowania, różne rodzaje magazynów, precyzyjne prognozowanie uzupełniania zapasów i prawidłowy grafik czasowy ponownych zamówień. 

Co więcej, nakład pracy i stopień złożoności odnoszący się do strategii zarządzania zapasami powinien być prawidłowo dostosowany do wielkości, stopnia złożoności, a co najistotniejsze, do kosztów gospodarki materiałowej podlegającej zarządzaniu. Oto pięć najistotniejszych czynników wymagających rozważenia.  

Koszty

Załóżmy, że firma ma w typowych warunkach na składzie średnio 100 pojemników z olejem w cenie 100 zł za pojemnik. Można by pomyśleć, że koszt takiej gospodarki materiałowej wynosi 10 000 zł. Nic błędniejszego, dodatkowe koszty prowadzenia gospodarki materiałowej spowodują, że realne wydatki na zaopatrzenie w ten olej i obsługę tego zaopatrzenia (podobnie jak w przypadku każdego innego produktu) w rzeczywistości będą bliższe sumie 12 000 zł lub nawet 13 000 zł. 

Koszty prowadzenia gospodarki materiałowej są związane ze składowaniem i obsługą materiałów  i narastają w miarę upływu czasu. Innymi słowy, oprócz ceny zakupu tego przykładowego oleju, firma musi dodatkowo ponieść koszty takich czynników, jak przechowywanie, ubezpieczenia, dodatkowe wyposażenie i płace personelu. Dodatkowo dochodzą takie koszty, jak odzież robocza, obsługa księgowa, przetwarzanie danych, obsługa finansowa (np. płatności, kredyty, podatki). Choć koszty obsługi mogą być różne w różnych sytuacjach, często w przybliżeniu szacuje się je na  18 – 25% jako narzut na gospodarkę materiałową.  

Zrozumienie specyfiki własnego magazynu

Innym czynnikiem, wpływającym na efektywność stosowanej strategii zarządzania gospodarką materiałową, jest rola magazynu/składu. Magazyny dzieli się na dwie odrębne kategorie („szanujący” się magazyn powinien zawierać obie te kategorie) – bieżące magazyny robocze i składy zapasów bezpieczeństwa. 

Bieżące składy robocze obsługują codzienną działalność operacyjną, a ich stany zmieniają się ciągle w górę i w dół w ramach typowego cyklu zużywania i uzupełniania zapasów materiałów. 

Magazyn z zapasem bezpieczeństwa jest w zasadzie elementem polityki, czyli sposobem na politykę bezpieczeństwa, ze względu na pewien stopień ryzyka i niepewności. Braki materiałów spowodowane przez nieoczekiwane wydarzenia, jak opóźnienie dostaw uzupełniających stany magazynowe bądź nieoczekiwanie wysokie tempo zużycia materiałów – mogą być wyrównane dzięki takim zapasom bezpieczeństwa. W idealnych warunkach roboczych magazyn z zapasami bezpieczeństwa nie jest wykorzystywany. Skoro jednak rzeczywiste warunki w wielu sferach działalności bywają dalekie od idealnych (a w każdym razie nie zawsze są idealne), magazyn bezpieczeństwa można  w pewnym uproszczeniu postrzegać tak, jak polisę ubezpieczeniową samochodu. Miejmy nadzieję, że nigdy nie będziemy musieli z niej skorzystać, ale jazda bez ubezpieczenia byłaby bardzo ryzykowna. 

Ilościowe, bieżące uzupełnianie  stanów magazynowych

Ile towaru zakupić, by uzupełnić stany magazynowe? Jest taki współczynnik ekonomiczny, określający najbardziej ekonomiczną ilość uzupełnień stanów magazynowych, nazywany powszechnie EOQ (Economic Order Quantity – ekonomiczna ilość w zamówieniu). EOQ oblicza się, wyszukując minimum w zbiorze dostępnych wariantów, czyli najmniejszą z możliwych całkowitych sum obejmujących koszty samych materiałów plus koszty ich pozyskania przez służby zaopatrzenia (tj. łącznie: koszty złożenia zamówienia, koszty przetwarzania faktur, koszty obsługi płatności, koszty transportowe, itd.). Zamawianie dużych ilości to mniejsze koszty obsługi zamówień, lecz większy koszt samych materiałów i większe stany magazynowe. Małe ilości w zamówieniach zmniejszą koszty materiałów (przypadające na zamówienie), zmniejszają stany magazynowe, lecz zwiększają liczbę potrzebnych zamówień. 

Współczynnik EOQ jest funkcjonalnie zależny od tempa zużycia materiału, kosztów obsługi gospodarki materiałowej, wartości zapasów i kosztów pozyskania uzupełnienia zapasów magazynowych.  

Moment wystawiania ponownych zamówień

Najwłaściwszy moment wystawienia zamówienia na uzupełnienie stanów magazynowych można określić w oparciu o to, jak szybko zapas jest zużywany i o czas realizacji zamówienia przez dostawcę. 

Przykładowo, jeśli zużywamy 10 litrów oleju dziennie, by otrzymać uzupełnienie stanu magazynowego od dostawcy potrzebujemy 5 dni, zamówienie należałoby składać w momencie, gdy zapas (stan magazynowy) spadnie do wartości 50 litrów. Jeśli system zarządzający gospodarką materiałową jest skonfigurowany tak, by uzyskać największą możliwą efektywność, w chwili nadejścia następnej dostawy stan zapasu magazynowego zostanie sprowadzony do zera.  

Możliwości zmniejszenia kosztów  gospodarki materiałowej

Zmniejszenie stanów nie zawsze jest dokładnie spójne z redukcją całkowitych kosztów gospodarki materiałowej. Jak więc można dalej zmniejszać koszty gospodarki materiałowej według powyższych wskazówek, bez ryzyka, że niezbędnych materiałów w pewnym momencie najzwyczajniej zabraknie? Pierwszym i bodaj najważniejszym elementem strategii redukcji kosztów jest współpraca z dostawcami przy skróconym czasie cyklu realizacji zamówień, by zminimalizować potrzebę nadwyżek stanów magazynowych. Następnym obszarem, gdzie można uzyskać oszczędności, jest konsolidacja wokół poszczególnych produktów. Wiele różnych magazynów z zapasami bezpieczeństwa można połączyć w jeden (wtedy zazwyczaj mniejszy) wspólny magazyn bezpieczeństwa. 

Prędkość zużycia rozpatrywana z punktu widzenia skonsolidowanych produktów – jest większa, co powoduje, że mniejsza liczba zamówień staje się bardziej ekonomiczna. Zwiększone zużycie ma zazwyczaj tendencję do rotacji w zbiorze produktów (tzn. podwyższony popyt pojawia się na różne produkty w różnych momentach), co zazwyczaj przekłada się na dodatkową możliwość zmniejszenia ogólnego wolumenu stanu zapasów bezpieczeństwa bez jednoczesnego wzrostu ryzyka wystąpienia braków. 

Przy każdym takim przedsięwzięciu istotne jest opracowanie skutecznej strategii zarządzania gospodarką materiałową, podobnie jak przy dążeniu do uzyskania konkurencyjnej pozycji na rynku. Zwracając baczniejszą uwagę na wymienione powyżej kluczowe czynniki, menedżerowie produkcji mogą uzyskać i zoptymalizować efektywny system zarządzania gospodarką materiałową, oszczędzając czas i pieniądze.    

Dave Janiga jest specjalistą od przemysłowych środków smarnych w ExxonMobil Lubricants & Specialties. www.exxonmobil.com   

Artykuł pod redakcją Adama Majczaka

Autor: Dave Janiga, ExxonMobil, dział smarów i środków specjalnych