Analizując przedstawione w poprzednich wydaniach Utrzymania Ruchu opracowania na temat zwrotu z inwestycji w systemy informatyczne oraz przeglądając materiały marketingowe na przykład amerykańskich producentów systemów dla służb technicznych, można zadać pytanie, kiedy warto i jak należy wdrażać rozwiązania informatyczne klasy CMMS. Jednym z czynników dotyczących powyższego pytania jest wielkość zakładu, w którym warto wdrażać system CMMS. Trudno jest precyzyjnie określić, czy zasygnalizowane w poprzednich artykułach korzyści biznesowe były możliwe do osiągnięcia.
Dodatkowo, obliczenie całkowitej wartości inwestycji związanej z informatyzacją wybranych obszarów przedsiębiorstwa może stanowić bardzo złożone zagadnienie, na które składają się na przykład: czynniki związane z restrukturyzacją przedsiębiorstwa, zmiana przyzwyczajeń pracowników i duże nakłady czasowe ze strony osób odpowiedzialnych za wprowadzanie danych. Teoretycznie na koszty utrzymania oprogramowania składają się tylko opłaty za konserwację systemu, na poziomie kilkunastu procent wartości licencji na oprogramowanie. W rzeczywistości system podlega wielokrotnym modyfikacjom, generującym dodatkowe koszty. W ramach kosztów eksploatacji systemu producenci dostarczają tylko kilka nowych wersji oprogramowania w ciągu roku oraz świadczą bieżące wsparcie techniczne dla użytkowników systemu.
Podstawowym kryterium branym pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania utrzymaniem ruchu powinna być analiza problemów realnych (odrzucenie wielu nieistotnych) występujących w przedsiębiorstwie, które mają być wyeliminowane przez wdrożenie oprogramowania. Określenie problemów będzie miało wpływ na ewentualną eliminację aktywności – zadań realizowanych w ramach wdrożenia – i tym samym na obniżenie kosztów związanych z realizacją projektu. Wzrost efektywności wdrożenia będzie możliwy dzięki minimalizacji kosztów, przy założeniu osiągnięcia kluczowych korzyści biznesowych.
Na początku należy odpowiedzieć na pytanie, jakie są przyczyny tych problemów, jak długo istnieją w przedsiębiorstwie i tym samym, czy ich eliminacja jest faktycznie konieczna. Analizując przez analogię przykłady przeprowadzonych w kraju wdrożeń systemów ERP, bardzo rzadko można zauważyć przedstawiony powyżej pogląd. Przedsiębiorstwa, które przeprowadziły projekty informatyczne z nie zawsze jasno sprecyzowanych powodów, podjęły decyzję o wdrożeniu systemu. Przykładowymi uzasadnieniami były: chęć zmniejszenia poziomu zatrudnienia oraz zwiększenie efektywności pracy poszczególnych wydziałów. Należy zastanowić się, czy nie są to tylko hasła. Trudno powiedzieć, w jaki sposób były mierzone wymienione powyżej wskaźniki bez wykorzystania systemu umożliwiającego szczegółowe rejestrowanie składowych tych wskaźników (np. rejestracja czasu pracy, wydajności pracowników itp.).
Wielu dostawców oprogramowania twierdzi, że wdrożenie systemu informatycznego na pewno w istotny sposób zoptymalizuje poziom organizacji procesów w przedsiębiorstwie, przez co osiągnięty zostanie wspomniany zwrot z inwestycji w oprogramowanie. Autor ponownie stawia pytanie, w jaki sposób zmierzyć stopień optymalizacji procesów przed wdrożeniem bez wykorzystania rozwiązań informatycznych. Co więcej, wdrożenie systemu jest związane z występującymi w trakcie realizacji projektu problemami dotyczącymi jego uczestników, aspektami technicznymi, prawnymi (dynamiczne zmiany prawa) oraz zarządzania zmianami.
W trakcie prowadzonego projektu przedsiębiorstwo jest przecież normalnie funkcjonującą organizacją, w związku z czym realizowane transakcje oraz zmiany w majątku przedsiębiorstwa mogą być z dużym opóźnieniem rejestrowane we wdrażanym systemie zarządzania utrzymaniem ruchu. W przypadku systemów CMMS, dla których wprowadzanie danych inicjalnych dotyczących posiadanej infrastruktury technicznej jest jednym z najbardziej złożonych i tym samym najtrudniejszych zadań projektowych, powstające codziennie zmiany mogą zdaniem autora wręcz uniemożliwić skuteczne przeprowadzenie wdrożenia.
Wspomniana przez użytkowników redukcja zatrudnienia związana z „lepszym zarządzaniem” może także okazać się nierealna w kontekście dużej ilości wprowadzanych na początku oraz na bieżąco danych.
Na obniżenie kosztów wdrożenia mogą mieć wpływ następujące czynniki: zasygnalizowany w poprzednich artykułach przez autora świadomy wybór wykorzystywanych funkcjonalności systemu (czyli tych, które dają największe, mierzalne korzyści), zakup oprogramowania w formie outsourcingu z systemem pracującym w zewnętrznym centrum przechowywania danych (ang. data center) lub wręcz wykorzystywanie całego systemu w modelu ASP (ang. Application Service Provider), przy którym oprogramowanie nie staje się własnością przedsiębiorstwa i tylko jest przez nie wynajmowane.
Zwiększenie efektywności wdrożenia systemu CMMS może być osiągnięte m.in. przez:
-
wykorzystanie sprawdzonej metodyki prowadzenia projektu (podział wdrożenia na odpowiednie fazy, zarządzanie wymaganiami, zmianami oraz ryzykiem, wykorzystanie metody ABC – ang. Activity Based Costing),
-
zastosowanie odpowiednio przygotowanych dokumentów projektowych (np. wykresy Gantta wraz ze specyfikacją etapów proponowanych faz wdrożenia),
-
wykorzystanie zestawienia wzorcowej funkcjonalności systemu (które można przygotować na podstawie materiałów marketingowych) i wybór ich podzbioru, istotnego dla firmy,
-
przygotowanie harmonogramu projektu z uwzględnieniem korzyści biznesowych (na przykład eliminacja wybranych aktywności z planu wdrożenia).
Dalej jednak trudno jest w możliwie prosty, oparty na mierzalnych wskaźnikach, sposób odpowiedzieć na pytanie: kto jest predysponowany do wdrożenia systemu informatycznego. Można tylko podjąć próbę wskazania czynników, które ułatwią znalezienie odpowiedzi.
Pierwszym z tych czynników może być określenie, w jakim stopniu organizacja będzie musiała dostosować się do standardowych rozwiązań, które narzucone zostaną w ramach wdrożenia, oraz tym samym, na ile można dostosować system do procedur i metod pracy przedsiębiorstwa (w uproszczeniu chodzi o to, aby dostosować system do przedsiębiorstwa, a nie odwrotnie).
W przypadku wielu systemów może okazać się to niemożliwe do przeprowadzenia. Drugim czynnikiem może być wybór sposobu przygotowania organizacji, prowadzenia wdrożenia oraz określenie, czy sposoby te uwzględniają specyficzne problemy występujące w firmie, w której wdrażany jest system.
Znając już odpowiedzi na przedstawione powyżej pytania, można określić, czy planowane wdrożenie wybranego rozwiązania faktycznie przyczyni się do rozwiązania nurtujących firmę problemów. W kolejnych wydaniach Utrzymania Ruchu zostanie przedstawiona propozycja sposobów wdrażania systemów wspierających zarządzanie infrastrukturą techniczną i utrzymaniem ruchu.
Z autorem artykułu można się skontaktować pod adresem: bartosz.soroczynski@pmisoftware.pl
Autor: Bartosz Soroczyński, dyrektor zarządzający w firmie PMI Software Ltd.
